Yksi Bolt Arenan ottelutapahtuma saattaa työllistää jopa 250 eri alan osaajaa
Bolt Arenalla järjestetään vuoden aikana noin 50-60 HJK:n ottelutapahtumaa, jotka työllistävät satoja ammattilaisia kokeista maaliverkon korjaajiin.
Kohina kuuluu Urheilukadulta aina Mannerheimintielle saakka. Tuhannet ihmiset lähestyvät Töölössä sijaitsevaa Bolt Arenaa, HJK:n kotia. Moni törmää heti ensimmäisenä Urheilukadulla, arenan ulkopuolella sijaitseviin HJK:n ystävämyynti- sekä HJK Storen myyntipisteisiin. Klubin t-paidat, pelipaidat, hupparit ja lippikset kiinnostavat.
Osa suuntaa vielä ostamaan lippua HJK:n toimiston aulasta tai Klubipäädyn lippukioskista. Paikan päältä ostetaan pelipäivänä satoja lippuja. Lipunmyynnissä työskentelee tapahtumasta riippuen 2-3 henkilön spesialistitiiimi, jotka taitavat kumppanimme Lippu.fi ohjelmistot ja auttavat tarvittaessa myös kausikorttiasioissa.
HJK:n ottelutapahtumalippuja voi ostaa myös Lippu.fi-palvelupisteistä, joita löytyy muun muassa Stockmannin asiakaspalvelusta ja R-Kioskeilta. Tapahtumissa lipunmyynti käy silti yleensä vilkkaana ja työskentely vaatii reipasta asiakaspalveluhenkistä otetta. HJK:n yhteistyökumppanin Bolt Worksin kautta lipunmyynnissä työskentelee muun muassa Luna Leikkainen.
– Tulen paikalle ja valmistelen lipunmyyntipisteen. Siihen sisältyy ohjelmiston ja maksupäätteen valmistelu. Sen jälkeen käynnistyy itse lipunmyynti. Lisäksi työhön sisältyy asiakaspalvelua, jossa pyrin ylläpitämään katsojien hyvää fiilistä. Tauon jälkeen yleensä lopettelen ja pääsen lähtemään kotiin, Leikkainen kertoo.
H-hetki eli ottelun alku on lähestymässä. On kuitenkin syytä palata ajassa taaksepäin. Ottelutapahtuma konkretisoituu pelipäivänä, mutta sitä ennen on tehty valtava määrä suunnittelutyötä.
Ottelupalaveri pidetään viikko ennen peliä. Bolt Arenan Hall Of Fame -tilaan on saapunut sekalainen seurakunta oman alansa osaajia. HJK:n toimistolta paikalla ovat kaupallisen puolen tapahtumatiimi, olosuhdetiimin vetäjä, joukkueen edustaja sekä monia muita. Kahvit on keitetty, mutta esimerkiksi moni sidosryhmän edustajista osallistuu palaveriin etänä Teamsissä.
Kuten aina, myös nyt tulevasta ottelutapahtumasta muodostetaan aikataulutettu ajolista, jossa tapahtuman rakentuminen, läpivienti sekä kunkin osa-alueen vastuut ovat kirjattu näkyviin.
Klubin viestinnässä ja markkinoinnissa alkaa loppukiri. Nyt tehdään töitä sen eteen, että tuhannet ihmiset päättävät ostaa lipun ja lähteä itse matsipäivänä Boltille. Ennakointi, sosiaalisen median sisällöt, haastattelut ja median palvelu työllistävät aina matsin alkuun saakka, ja toki sen jälkeenkin. Ottelupäivänä Klubin viestintätiimi kasvaa muutamalla keikkatyöläisellä, jotta kaikki tarvittavat sisällöt saadaan kasaan.
Lisäksi matsipäivänä tv-tuotanto saapuu Bolt Arenalle lähetysautoineen. Kaapeleita vedellään pitkin areenaa, jotta kuvayhteys saadaan lähtemään maailmalle vastaanottajien ruutuihin.
Matsipäivän aamu sarastaa. Ennen kukonlaulua toimistolla valmistellaan lipunostaneille tekstiviestiä, jossa toivotetaan tervetulleeksi matsiin ja lähetetään HSL-lippuetu. Tuhannet tekstiviestit lähtevät kätevästi Elisa Dialogi -palvelun avulla. Rutiini avaa jokaisen HJK:n kotimatsipäivän Veikkausliigassa, Kansallisessa Liigassa sekä myös HJK Klubi 04:n Kakkosen matseissa.
Ennen kuin tuhannet ihmiset kohisevat Urheilukadun läheisyydessä, metalliaidat kolisevat toisiinsa. Ottelutapahtuman turvallisuudesta vastaava kumppanimme Securitas Events Oy tekee matsipäivän valmisteluja. Katukuvassa yleisölle näkyy ensimmäisenä Urheilukadun kulunvalvontaa ja pyörätien liikennettä ohjaavat liikenteenohjaajat.
Europeleissä järjestyksenvalvojia saattaa työskennellä jopa 100 henkilöä. Jokaisen matsitapahtuman kohdalla järjestyksenvalvojien määrä katsotaan etukäteen yleisöennusteen mukaisesti. Veikkausliigan kotipeleissä paikalla on tyypillisesti 40-50 järjestyksenvalvojaa.
Turvahenkilöstö suunnittelee ja toteuttaa kunkin ottelutapahtuman erikseen ja varautuu erilaisiin poikkeustilanteisiin. Kaikissa suurissa peleissä ryhmässä on mukana myös erillinen toimintaryhmä vakavampia häiriötilanteita ratkomaan. Paikalla olevan henkilöstön lisäksi tiivistä yhteistyötä tehdään myös poliisin ja muiden viranomaisten kanssa.
– Se on hienoa, kun eri organisaatioden edustajat puhaltavat kaikki yhteen hiileen, jotta saisimme katsojille parhaan mahdollisen kävijäkokemuksen, Securitaksen Site Manager Mikko Lahtinen kiittelee.
Vajaa tunti aloituspotkuun. Monen katsojan suuta kuivaa. Katse etsii ratkaisua, ja jalat vievät automaattisesti kohti lähintä kioskia tai ravintolan myyntitiskiä. Kuvaan astuu ehkäpä ottelutapahtuman konkreettisin palvelu, Bolt Arenan ravintola- ja kioskitoiminta.
Kuluvan vuoden alusta ravintola- ja kioskitoiminta siirtyi arenayhtiön omiin käsiin, ja palvelua ryhtyi tuottamaan Helsinki Rock and Roll Oy. Kioskeja talossa on yhteensä 15 kappaletta, joiden lisäksi asiakkaita palvelevat Pääkatsomon ravintola ja Klubi- sekä Junnupäätyyn erikseen rakennetut ulkomyyntipisteet.
– Yleensä vuoro alkaa sillä, että kaikki järjestelyt valmistellaan ennen yleisön saapumista. Mukit pöydälle, kaapit täyteen ja sen sellaista. Kun yleisö on sisällä, olen ollut myymässä tai kaatamassa valmiiksi esimerkiksi alkoholijuomia asiakkaille. Matsin jälkeen sitten siivotaan paikat kuntoon, Bolt Worksin kautta kioskityöntekijänä työskentelevä Niini Lundelius kertoo.
Ruoka- ja anniskelupalveluiden parissa työskentelevien määrä riippuu paljon ottelutapahtuman suuruudesta. Parhaimmillaan talossa on samanaikaisesti jopa sata ravintola- ja kioskipalveluiden osaajaa, jotka tarjoilevat asiakkaille esimerkiksi nelisensataa kuppia kahvia, tuhansia annoksia olutta ja lähes tuhat hodaria.
– Mielestäni kivointa on se, että saa tutustua uusiin työkavereihin ja vuorot ovat aina erilaisia. Ikinä ei tiedä, minkälainen päivä tai minkälaisia asiakkaita on tulossa. Tykkään HJK:n matsien tunnelmasta. On hienoa päästä omalta osaltani vaikuttamaan ja luomaan sellaista kivaa päivää kaikille katsojille, Lundelius sanoo.
Suuri osa ravintola-alan osaajista valikoituu HJK:n ottelutapahtumiin yhteistyökumppanimme Bolt Worksin asiantuntevan rekrytoinnin kautta. Bolt Works maksaa palkat kahden viikon välein, joten keikkatyöntekijöiden ei tarvitse odottaa pitkään saadakseen liksan tilille.
– HJK on yksi suomalaisen futiksen lipunkantajista Euroopassa. Tapahtumat kiinnostavat niin jalkapallon seuraajia kuin lajista vähemmän kiinnostuneita, joten rekrytointi tapahtumaan on nopeaa. Työntekijät viihtyvät hyvin Bolt Areenalla ja samat työntekijät ovat tapahtumasta toiseen mukana, Bolt Worksin myyntipäällikkö Juha Wuorenrinne kertoo.
Sadettaja ampuu vettä useasta tykistä vihreälle tekonurmelle. Kenttä on harjattu jo hyvissä ajoin. Joukkueet saapuvat ensimmäistä kertaa yleisön eteen – nyt vasta lämmittelemään.
HJK:n olosuhdetiimin vastuulla on kentän ja sisätilojen valmistelu. Kenttää valmistellaan kolme tuntia ennen peliä, ja se kastellaan aina ohjeiden mukaisesti pelin alla ja tauolla. Lisäksi olosuhdetiimillä on vastuullaan liuta tärkeitä yksityiskohtia maaliverkoista ja kulmalipuista aina pelipalloihin ja erotuomareiden vaihtotauluihin.
Olosuhdetiimin ohjeistuksessa työskentelee otteluavustajien tiimi, joka koostuu saattajista, pallojunnuista ja paarinkantajista. Avustajina työskentelevät HJK:n omat juniorijuokkueet, ja areenan alakerrassa vilisee parhaimmillaan jopa 35 eri-ikäistä avustajaa.
Ottelun tauko alkaa. Junnupäädyssä innostunut puheensorina ja riemunkiljahdukset ovat merkki siitä, että Klubin rakastettu Frendi-maskotti – sisällään yksi tapahtumatyöntekijä – on saapunut paikalle. Frendi on Junnupäädyssä julkkis, jonka kanssa jokainen haluaa yhteiskuvan.
Täksi kaudeksi lanseerattu Junnupääty on ollut positiivinen uudistus. Junnupäädyn kävijämäärät ovat kasvaneet ja samalla myös Junnupäädyn aktiviteetit ovat korostuneet. Parhaimmillaan matsitapahtumassa työskentelee parisenkymmentä HJK:n tapahtumatyöntekijää, jotka vastaavat esimerkiksi Junnupäädyn aktiviteeteista. Esimerkiksi kasvomaalauksia ja siirtotatuointeja menee satoja per peli.
Toinen puoliaika on alkamassa, ja aitiokerroksessa mahat ovat täynnä ja viini on virrannut. HJK isännöi omia pääyhteistyökumppaneitaan kaikissa Veikkausliiga- ja europeleissä kumppaniaitiossa. Bolt Arenalla on 36 aitiota, joista osa toimii arkisin omistajiensa tai vuokralaisten toimistokäytössä. Parhaimmillaan aitiokerroksessa on reilu 200 vierasta, ja heidän viihtyvyydestään vastaa ravintolahenkilökunnan lisäksi HJK:n myyntitiimi.
Kentällä ja katsomossa sattuu ja tapahtuu. Auringonpistoksen saanutta katsojaa hoidetaan ensiapupisteellä. Suomen Punaisen Ristin ensiapupartiot päivystävät Pääkatsomossa ja Lumme Energia Aurinkokatsomon puolella. Turvahenkilöstön ja ensiapupartioiden välinen kommunikaatio radiopuhelimilla on ensiarvoisen tärkeää. Pelaajien hyvinvoinnista kentän puolella vastaa joukkueiden lääkärit.
Loppuvihellys kaikuu Töölön illassa. Katsojat suuntaavat koteihin. Yksi elämyksellinen futisilta on takana. Bolt Arena ei vielä hiljene. Katsomoita siivotaan ja tapahtumatuotannon ydintiimi kokoontuu juuri päättyneen matsitapahtuman läpikäyntipalaveriin. Seuraava peli tulee pian, ja parhaimmillaan 250 työntekijää työllistävä ja usean tuhannen työtuntia tarjoava matsitapahtuma syntyy uudelleen. Hihat ylös ja hommiin.
HJK:n matsitapahtumaa tuotetaan yleisöä varten. Jokasyksyinen ottelutapahtuman kehitykseen tähtäävä palautekysely on taas piakkoin lähdössä liikkeelle. Toivomme siihen mahdollisimman runsaasti vastauksia ja ideoita, joiden turvin on hyvä taas ponnistaa tapahtuman kanssa eteenpäin.
